Das Problem:

Das Finanzamt verlangt seit 2017 im Rahmen der GoBD die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“. Das heißt: Deine Rechnungen, Angebote, Lieferscheine … müssen so gespeichert werden, dass diese unveränderbar sind bzw. Veränderungen nachvollzogen werden können. Seit 2019 ist die Übergangsfrist vorbei und die GoBD wird auf Steuerprüfungen angewendet.

Neuestes BMF-Schreiben mit Änderungen der bislang gültigen GoBD-Richtlinien gilt seit dem 01.01.2020.

Hältst Du die GoBD nicht zu 100 % ein, kann bei Deiner nächsten Steuerprüfung die Ordnungsmäßigkeit Deiner gesamten Buchführung verworfen werden. Dies kann z.B. zu einer Steuerschätzung oder einem Verlust des Vorsteuerabzugs führen.

Diese Pflicht gilt für alle sogenannten „steuerrelevanten Ausgangsbelege“, die Du bisher z.B. mit Word und Excel erstellst. Denn hierbei gilt:
(1) Word und Excel sind Datei-Formate, die leicht änderbar sind. Die Speicherung und Ablage von Word- oder Excel-Dateien in einem Datei-System (z.B. Windows Explorer, Dropbox oder ähnliches) sind regelmäßig nicht GoBD-konform.
(2) Word und Excel können nur dann weiter verwendet werden, wenn Du ggf. mit Hilfe eines Steuerberaters zusätzliche Maßnahmen zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit einführst und dokumentierst. Erforderlich sind sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen. Gleiches gilt für die Speicherung und Archivierung von Belegen und Dokumenten in Dateisystemen.