E-Rechnungen erstellen

E-Rechnungs-Pflicht einfach umsetzen

Im B2B seit 1. Januar 2025
– auch für Kleinunternehmer:


  • E-Rechnungen empfangen
  • E-Rechnungen schreiben
  • E-Rechnungen buchen
    und archivieren

Inhalt dieser Seite

Wer muss E-Rechnungen stellen?

Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?

Welche Vorteile haben E-Rechnungen?

Wie erstellt man eine korrekte E-Rechnung?

Welche Angaben benötigt man?

Müssen E-Rechnungen archiviert werden?

Wer muss E-Rechnungen stellen?

E-Rechnungen sind ab einer Summe von 1.000 Euro für alle Lieferanten oder Auftragnehmer verpflichtend,
die für öffentliche Auftraggeber arbeiten.

Ab 2025 soll der Standard E-Rechnung auch für B2B-Bereich verpflichtend werden. Über die genaue Umsetzung herrscht derzeit noch Unklarheit.

Ziemlich sicher lässt sich jedoch sagen: Die E-Rechnung wird Schritt für Schritt das Rechnungsformat der Zukunft.

Darum lohnt es sich für alle Unternehmen, sich schon heute
damit zu befassen, ob die eigene Rechnungssoftware E-Rechnungen erstellen kann oder es in Zukunft anbieten wird.

Moderne Online-Buchhaltungen wie
Lexware Office bieten das Format E-Rechnung bereits an.

Ihre Rechnungen werden automatisch
in korrekter Form und mit allen Pflichtangaben bereitgestellt.

Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?

Ab einem Rechnungsbetrag von 1.000 Euro müssen öffentliche Auftraggeber Rechnungen als E-Rechnungen anfordern.

Dafür stehen in Deutschland zwei Formate zur Verfügung:

XRechnung

Hierbei handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz der maschinell ausgelesen werden kann.

Aber: hier gibt es keinerlei Möglichkeiten für ein Firmendesign. Corporate Design, grafische Elemente oder eine individuelle Schriftart können nicht verwendet werden.

ACHTUNG: Eine reine PDF-Datei ist keine E-Rechnung!

ZUGFeRD

Da XRechnungen für Menschen schlecht lesbar sind, wurde das Format ZUGFeRD entwickelt.

Dieses Format ist eine PDF-Datei, in welche „unsichtbar" eine XML-Datei integriert ist.

Somit ist die Rechnung sowohl für Mensch als auch Maschine lesbar und kann an das Firmendesign angepasst werden.

Am einfachsten & sichersten erstellen
Sie E-Rechnungen mit einer Online-
Buchhaltungssoftware wie Lexware Office.

Ihre Rechnungen werden automatisch
in korrekter Form und mit allen
Pflichtangaben bereitgestellt.

E-Rechnung erstellen

Welche Vorteile haben E-Rechnungen für Unternehmen?

Nicht nur für die öffentliche Hand,
auch für rechnungsstellende Auftraggeber und Lieferanten
bringt die E-Rechnung viele Vorteile:

  • Einfachere Rechnungsstellung dank klarer und eindeutiger Standards.
  • Weniger Fehler dank automatischer Validierung der Rechnung.
  • Mehr Transparenz durch Einsehen des Bearbeitungsstatus.
  • Weniger Kosten durch Einsparung von Porto & Papier.
  • Schnellere Zahlung der Rechnung durch verkürzte Durchlaufzeiten
    und schnellere Bearbeitung.
  • Ortsunabhängige, schnelle und zuverlässige Übermittlung der Rechnung durch digitale Übertragung.

Am einfachsten & sichersten erstellen
Sie E-Rechnungen mit einer Online-
Buchhaltungssoftware wie Lexware Office.

Ihre Rechnungen werden automatisch
in korrekter Form und mit allen
Pflichtangaben bereitgestellt.

E-Rechnung erstellen

Wie erstelle ich eine
korrekte E-Rechnung?

Grundsätzlich gibt es 2 Möglichkeiten,
E-Rechnungen zu erstellen:

Mithilfe eines Online-Generators oder eines Buchhaltungs- und Rechnungsprogramms.

Online-Generator:

Wer noch nicht über ein Buchhaltungs-Programm
verfügt, kann eine E-Rechnung im XRechnungs-
Format auch mithilfe spezieller Websites wie z.B.
B2Brouter, EinfachX, invoice-portal.de oder crossinx
erstellen.

  • E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format können mithilfe entsprechender Software schnell und unkompliziert erstellt werden.
  • Alle Rechnungs-Informationen werden dabei von der Software in die ZUGFeRD XML Struktur eingefügt. Anschließend wird die Rechnung im ZUGFeRD-Format ausgegeben: Als PDF-Datei, in die „unsichtbar“ eine XML-Datei integriert ist.
  • Allerdings sind die Anzahl der Rechnungen und/oder die Design-Möglichkeiten hier oft stark beschränkt.
Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm:

Gerade für Unternehmen, die häufiger
Rechnungen stellen und auch eine
ordnungsgemäße Aufbewahrung Ihrer
Rechnung für das Finanzamt
sicherstellen möchten, empfiehlt sich
ein Buchhaltungs-Programm.

Mit einem Buchhaltungs-Programem wie z.B. Lexware Office schreiben Sie XRechnungen genauso unkompliziert wie normale Rechnungen, können Sie direkt verbuchen und für 10 Jahre digital archivieren.

Im Vergleich zu reinen ZUGFeRD-Generatoren bieten sie daher das bessere Preis-Leistungs-Verhältnis und mehr Sicherheit gegenüber dem Finanzamt.

E-Rechnung erstellen

Welche Angaben benötige ich für die Erstellung einer E-Rechnung?

Grundsätzlich muss eine E-Rechnung dieselben gesetzlichen Pflicht-Angaben wie eine herkömmliche Rechnung enthalten:

  • Namen und Anschrift von Auftraggeber und Auftragnehmer, Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie das Ausstellungsdatum.

Zusätzlich zu diesen Angaben wird auch die so genannte Leitweg-ID des Rechnungsempfängers benötigt.

  • Die eindeutige Nummer aus bis zu 44 Ziffern ist die digitale Adresse des Auftraggebers und ermöglicht eine eindeutige elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung.
  • Beim Standard XRechnung wird die Leitweg-ID im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10) angegeben.
  • In der Regel benötigen Sie außerdem eine Lieferantenummer.
  • Sowohl die Leitweg-ID als auch die Lieferantenummer erfragen Sie bei Ihrem Auftraggeber.

Verwenden Sie ein Buchhaltungsprogramm wie z.B. Lexware Office, speichern sie diese Informationen einmal ab – bei jeder weiteren Rechnung werden automatisch die Nummern eingefügt.

Das spart Ihnen die Tipparbeit und es können keine Zahlendreher etc. passieren. Lexware Office gleicht im Hintergrund die Nummer auf Richtigkeit ab – ähnlich wie bei einer IBAN.
So kommen Sie schnell & sicher an Ihr Geld!

E-Rechnung erstellen

Müssen E-Rechnungen archiviert werden?

Auch für die Archivierung von elektronischen Rechnungen gelten die sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

  • Eine E-Rechnung muss elektronisch archiviert werden. Es reicht nicht, wenn Sie nur einen Ausdruck
    der E-Rechnung aufbewahren.
  • Elektronische Rechnungen sind genauso lange
    aufzubewahren wie Papierrechnungen – nämlich
    10 Jahre    . Die Aufbewahrungsfrist beginnt, wenn das
    Kalenderjahr abgelaufen ist, in dem die Rechnung
    ausgestellt wurde.
  • Die Aufbewahrungsfristen innerhalb der EU
    variieren. Das EU-Parlament strebt derzeit eine
    Vereinheitlichung an. Doch bis es soweit ist, bleibt
    die Festsetzung von Fristen in der Verantwortung
    der Mitgliedstaaten.

Mit einer Buchhaltungssoftware wie Lexware Office sind Sie immer auf der rechtlich sicheren Seite

Alle Dokumente werden automatisch GoBD und DSGVO-konform archiviert!

E-Rechnung erstellen