E-Rechnungs-Pflicht einfach umsetzen

Im B2B seit 1. Januar 2025
– auch für Kleinunternehmer:


  • E-Rechnungen empfangen
  • E-Rechnungen schreiben
  • E-Rechnungen buchen
    und archivieren

Inhalt dieser Seite

Wen betrifft die E-Rechnungs-Pflicht?

Was ist eine E-Rechnung?

Wie empfange ich eine E-Rechnung?

Wie verarbeite ich eine E-Rechnung?

Wie schreibe ich eine E-Rechnung?

Welche Archivierungspflichten gelten?

Wen betrifft die
E-Rechnungs-Pflicht?

Kurz: Alle Firmen!
Denn seit dem 01.01.2025 muss
jedes Unternehmen in der Lage sein,
E-Rechnungen zu empfangen.

Das gilt auch für Solo-Selbstständige
und Kleinunternehmer.
Eine Übergangsfrist gibt es nicht.
Ab 2028 wird die E-Rechnung
Pflicht im gesamten B2B.

Alle Unternehmen (unabhängig von
Größe und Umsatz) dürfen B2B-
Rechnungen dann nur noch als
E-Rechnungen stellen
(bis auf sehr wenige Ausnahmen).

  • Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
  • Fahrausweise wie Zugtickets oder Taxiquittungen
  • Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
  • Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Geschäfte)

Eine Rechnungssoftware wird
damit für jeden Selbstständigen
unverzichtbar.

Moderne Online-Buchhaltungen wie
Lexware Office bieten das Format E-Rechnung bereits an.

Ihre Rechnungen werden automatisch
in korrekter Form und mit allen Pflichtangaben bereitgestellt.

E-Rechnungs-Pflicht erfüllen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung stellt
Rechnungsinformationen als
strukturierte XML-Datei bereit.

Eine reine PDF-Datei ist darum
keine E-Rechnung!

Rechtliche Grundlage
ist die europäische Norm für die
elektronische Rechnungsstellung
(EN-16931).

In Deutschland gibt es zwei
E-Rechnungs-Formate:

XRechnung

Hierbei handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz der maschinell ausgelesen werden kann.

Aber: hier gibt es keinerlei Möglichkeiten für ein Firmendesign. Corporate Design, grafische Elemente oder eine individuelle Schriftart können nicht verwendet werden.

ZUGFeRD

Da XRechnungen für Menschen schlecht lesbar sind, wurde das Format ZUGFeRD entwickelt.

Dieses Format ist eine PDF-Datei, in welche „unsichtbar" eine XML-Datei integriert ist.

Somit ist die Rechnung sowohl für Mensch als auch Maschine lesbar und kann an das Firmendesign angepasst werden.

Am einfachsten & sichersten erstellen
Sie E-Rechnungen mit einer Online-
Buchhaltungssoftware wie Lexware Office.

Ihre Rechnungen werden automatisch
in korrekter Form und mit allen
Pflichtangaben bereitgestellt.

E-Rechnung erstellen

Lexware Office ist bekannt aus

Wie werden E-Rechnungen
empfangen?

Für den reinen Empfang einer E-Rechnung genügt ein einfaches E-Mail-Postfach.

ABER: Unternehmen müssen seit 2025 jedoch nicht nur den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen, sondern auch

  • die Prüfung
  • die Verarbeitung
  • die unveränderliche Speicherung für 8 Jahre (neue Frist seit 2025).

Dafür ist es zwingend erforderlich, die XML-Daten zu verarbeiten, die Bestandteil einer jeden E-Rechnung sind – sowohl bei der XRechnung (reine XML-Datei) als auch beim ZUGFeRD-Format (PDF mit XML-Datei).

In der Praxis wird damit eine Buchhaltungssoftware für jedes Unternehmen unverzichtbar.

E-Rechnungen empfangen

Wie können E-Rechnungen
verarbeitet werden?

Jede E-Rechnung enthält einen
maschinenlesbaren XML-Datensatz.

Moderne Buchhaltungsprogramme
wie z.B. Lexware Office verarbeiten
E-Rechnungen darum vollautomatisch.

Dafür sind nur wenige Schritte erforderlich:

  • Rechnung uploaden
    (oder automatischen Import
    aus E-Mail-Postfach einrichten)
  • Vorschau öffnen
  • Rechnung prüfen
  • Automatischen Buchungsvorschlag
    prüfen und bestätigen
  • Die E-Rechnung wird GoBD-konform
    für acht Jahre gespeichert

Auch die Zahlung ist schnell erledigt.

Ist das Buchhaltungsprogramm mit einem
Online-Banking-Account verknüpft,
prüft Lexware Office anhand der Umsätze,
ob die Rechnung bereits bezahlt ist.

Sollte die Rechnung noch offen sein,
kann sie mit 1 Klick beglichen werden.

Verwenden Sie ein Buchhaltungsprogramm wie z.B. Lexware Office, speichern sie diese Informationen einmal ab – bei jeder weiteren Rechnung werden automatisch die Nummern eingefügt.

Das spart Ihnen die Tipparbeit und es können keine Zahlendreher etc. passieren. Lexware Office gleicht im Hintergrund die Nummer auf Richtigkeit ab – ähnlich wie bei einer IBAN.
So kommen Sie schnell & sicher an Ihr Geld!

E-Rechnung verarbeiten

Wie werden E-Rechnungen
erstellt?

Mit einem modernen Buchhaltungs-
oder Rechnungsprogramm wie z.B.
Lexware Office lassen sich korrekte
E-Rechnungen genauso einfach erstellen
wie herkömmliche Rechnungen
– ganz ohne Programmierkenntnisse:

  • Rechnungsvorlage öffnen
  • Rechnung ausfüllen
  • Layout bei Bedarf
    individuell anpassen
  • Ausgabeformat wählen
    (X-Rechnung oder ZUGFeRD)

Die E-Rechnung wird automatisch im
gewünschten Format erstellt und kann auf
verschiedene Weisen versendet werden:

  • Per E-Mail als Anhang
  • Per Datei-Upload auf einem
    Rechnungsportal des Kunden
  • Als Link zum persönlichen
    Kundencenter mit allen Rechnungen
    und Angeboten des Kunden
    (verfügbar bei Lexware Office)

Mit einem Buchhaltungs-Programem wie z.B. Lexware Office schreiben Sie XRechnungen genauso unkompliziert wie normale Rechnungen, können Sie direkt verbuchen und für 8 Jahre digital archivieren.

Im Vergleich zu reinen ZUGFeRD-Generatoren bieten sie daher das bessere Preis-Leistungs-Verhältnis und mehr Sicherheit gegenüber dem Finanzamt.

E-Rechnung erstellen

Welche Archivierungspflichten
gelten?

Auch für die Archivierung von elektronischen Rechnungen gelten die sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Mit einer Buchhaltungssoftware wie Lexware Office sind Sie immer auf der rechtlich sicheren Seite. Alle Dokumente werden automatisch GoBD und DSGVO- konform archiviert!

  • Eine E-Rechnung muss elektronisch archiviert werden. Es reicht nicht, wenn Sie nur einen Ausdruck
    der E-Rechnung aufbewahren.
  • Elektronische Rechnungen sind genauso lange
    aufzubewahren wie Papierrechnungen – nämlich
    8 Jahre
    (neue Frist seit 1.1.2025). Die Aufbewahrungsfrist beginnt, wenn das
    Kalenderjahr abgelaufen ist, in dem die Rechnung
    ausgestellt wurde.
  • Die Aufbewahrungsfristen innerhalb der EU
    variieren. Das EU-Parlament strebt derzeit eine
    Vereinheitlichung an. Doch bis es soweit ist, bleibt
    die Festsetzung von Fristen in der Verantwortung
    der Mitgliedstaaten.
E-Rechnung erstellen

Welche Vorteile haben E-Rechnungen für Unternehmen?

Am einfachsten & sichersten erstellen
Sie E-Rechnungen mit einer Online-
Buchhaltungssoftware wie Lexware Office.

Ihre Rechnungen werden automatisch
in korrekter Form und mit allen
Pflichtangaben bereitgestellt.

E-Rechnung erstellen

Lexware Office ist bekannt aus