Das Problem:
Das Finanzamt verlangt seit 2017 im Rahmen der GoBD
die „Unveränderbarkeit von Buchungen und
Aufzeichnungen“.
Das heißt: Ihre Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, …
müssen so gespeichert werden, dass diese unveränderbar sind
bzw. Veränderungen nachvollzogen werden können.
Seit 2019 ist die Übergangsfrist vorbei und die GoBD
wird auf Steuerprüfungen angewendet.
Das Risiko:
Halten Sie die GoBD nicht zu 100 % ein, kann bei Ihrer
nächsten Steuerprüfung die Ordnungsmäßigkeit Ihrer
gesamten Buchführung verworfen werden.
Dies kann z.B. zu einer Steuerschätzung oder einem
Verlust des Vorsteuerabzugs führen.
Beachte:
Diese Pflicht gilt für alle sogenannten
„steuerrelevanten Ausgangsbelege“, die Sie bisher
z.B. mit Word und Excel erstellt haben. Denn hierbei gilt:
(1) Word und Excel sind Datei-Formate, die leicht änderbar sind.
Die Speicherung und Ablage von Word oder Excel-Dateien
in einem Datei-System (z.B. Windows Explorer, Dropbox
oder ähnliches) sind regelmäßig nicht GoBD-konform.
(2) Word und Excel können nur dann weiter verwendet werden,
wenn Sie ggf. mit Hilfe eines Steuerberaters zusätzliche
Maßnahmen zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit
und Nachvollziehbarkeit einführen und dokumentieren.
Erforderlich sind sowohl technische als auch organisatorische
Maßnahmen. Gleiches gilt für die Speicherung und Archivierung
von Belegen und Dokumenten in Dateisystemen.